księgowość - po co?fot. pixabay.com

 

Wiemy już do czego są potrzebne w fabryce butów „tony papierów”, czyli księgowość – do dostarczania danych na „deskę rozdzielczą” (poprzednim artykule używałem metafory awionetki i pasażerskiego odrzutowca do zobrazowania różnic w potrzebach informacyjnych przy kierowaniu małą i większą firmą – jak różnice w wyglądzie deski rozdzielnej małego i dużego samolotu). Zajmijmy się teraz odpowiedzią na pytanie: jak sprawić, aby dostawać od księgowości odpowiednie (czyli potrzebne i użyteczne) informacje.

Księgowość to nic innego jak baza danych. Możemy z niej wyjąć tylko to, co do niej włożymy. A łatwość i wygoda wyjmowania będzie dokładnie taka sama, jak porządek i organizacja, przy wkładaniu danych do tej bazy. Obrazowo można to porównać do pakowania ubrań w dużej walizce. Jeśli wrzucimy bez ładu i składu rzeczy do walizki, to znalezienie czegoś w niej będzie oznaczało konieczność przeszukania całej zawartości. A jeśli umieścimy rzeczy w logicznym porządku, to aby wyjąć konkretną rzecz po prostu sięgniemy tam, gdzie ona jest i wyjmiemy tylko to, czego akurat potrzebujemy.

Wyobraźmy sobie, że wszystkie faktury wrzucamy do jednej szuflady. I gdy chcemy poznać koszty np. telefonów, to musimy przerzucić wszystkie faktury, aby wyjąć tylko te za telefony. Gdy za tydzień potrzebujemy znać koszty płac, to znowu musimy przerzucić wszystkie dokumenty. Ale jeśli w każdej szufladzie będziemy trzymać dokumenty związane z tym samym rodzajem kosztów, to wystarczy sięgnąć do odpowiedniej szuflady. A jeśli mamy kilka wydziałów produkcyjnych i chcemy znać koszty pracy na każdym z wydziałów odrębnie? To w szufladzie z napisem „wynagrodzenia” robimy przegródki i w każdej trzymamy listy płac tylko jednego wydziału. Wówczas nie musimy przeglądać wszystkich list płac, tylko od razu sięgamy do właściwej przegródki. Te szuflady i przegródki to nic innego jak sposób zorganizowania księgowości, to po prostu plan kont.

A jak to wygląda w praktyce? Przedsiębiorca „rzuca papiery” księgowemu i – pozornie – ma spokój. A co robi księgowy? Księguje tak, jak uważa i jaki pozwalają mu posiadane o firmie i oczekiwaniach przedsiębiorcy informacje. W takiej sytuacji nie ma żadnych szans, aby księgowy przekazał przedsiębiorcy informacje, których przedsiębiorca potrzebuje i które potrafi przeczytać. Czego brakuje? Brakuje dobrej komunikacji pomiędzy księgowym i przedsiębiorcą.

Przedsiębiorca musi powiedzieć księgowemu co chciałby wiedzieć. A dobry księgowy pomoże mu w tym. Dlaczego potrzebna jest pomoc? Bo przedsiębiorca ma prawo nie znać rozwiązań księgowych, które trzeba zastosować, ma prawo określić tylko efekt, jakiego oczekuje po pracy księgowego. Dlatego dobry księgowy (może to być oczywiście także biuro rachunkowe) najpierw zapozna się z tym, jak działa przedsiębiorstwo i odpowiednio pomoże określić oczekiwany zestaw informacji, jaki jest potrzebny przedsiębiorcy. Dobry księgowy zrobi nawet więcej: uświadomi przedsiębiorcy, co powinien wiedzieć.

Punktem wyjścia są zawsze potrzeby przedsiębiorcy, to oczywiste. Mając fabrykę butów, chciałby wiedzieć np.: jaką ma rentowność na butach letnich, a jaką na zimowych, a jaką na dziecięcych. Aby księgowy mógł mu to powiedzieć na koniec miesiąca, to księgowy musi wiedzieć, jakie przychody ze sprzedaży tych trzech rodzajów butów osiągnął przedsiębiorca oraz jakie poniósł koszty na wytworzenie każdego z tych rodzajów butów. Ale księgowy sam nie ma możliwości wiedzieć tego. Tylko przedsiębiorca może mu te informacje przekazać.

Cały ten proces poznawania wzajemnych oczekiwań, charakteru pracy, itd. służy temu, aby w każdym miesiącu dokumenty były księgowane na odpowiednich kontach, a na koniec miesiąca, aby księgowy mógł dostarczyć przedsiębiorcy informacji o zyskach na poszczególnych produktach (czyli o pracy każdego silnika), o zapasach, należnościach, zobowiązaniach (czyli i gospodarce paliwem w zbiornikach)

Potrzebna, a wręcz absolutnie konieczna jest rozmowa przedsiębiorcy z księgowym. Rozmowa, czyli wzajemne słuchanie tego, co mówi druga strona. Nie mam najmniejszych wątpliwości, że taka rozmowa może być i najczęściej jest trudna. Bo przecież przedsiębiorca nie ma zielonego pojęcia o gromadzeniu, opisywaniu i księgowaniu dokumentów, a księgowy nie ma zielonego pojęcia o tym, jak produkowane są buty. Dlatego potrzebna jest przede wszystkim dobra wola, otwartość, chęć poznania i zrozumienia drugiej strony, empatia, wreszcie cierpliwość. Uważam jednak, że główna odpowiedzialność za skuteczność i efekty takiej rozmowy spoczywa na księgowym. Dlaczego? Bo łatwiej jest księgowemu poznać i zrozumieć charakter działalności danej firmy, niż przedsiębiorcy poznać, nauczyć się, zasad prowadzenia księgowości.