księgowość - po co?
fot. pixabay.com

A teraz porozmawiajmy o jednej z największych zmór przedsiębiorców – o księgowości. Pomimo gęsiej skórki, jakiej w tym momencie dostaje większość czytających ten artykuł, mimo wszystko zachęcam do pokonania tej bariery i dalszej lektury. Obiecuję, że będzie ciekawie.

Deska rozdzielcza, awionetka, boeing.

Dla większości przedsiębiorców księgowość to tony papierów, których jedynym przeznaczeniem jest wyliczanie haraczu dla fiskusa, czyli podatków. I prawdą jest, że te papiery służą także do wyliczania podatków, ale to tylko jedna z ich funkcji i wcale nie najważniejsza. Po co więc one są?

Spróbujmy popatrzeć na tę sprawę zupełnie inaczej. Wyobraźmy sobie pilotowanie dwóch samolotów: awionetki i pasażerskiego boeinga. Pilot awionetki ma na desce rozdzielczej raptem kilka wskaźników: prędkościomierz, wysokościomierz, sztuczny horyzont, wskaźnik temperatury silnika i kilka innych tego typu, oczywistych.

A deska rozdzielcza w pasażerskim odrzutowcu? Nawet nie spróbuję jej opisać dokładniej, bo to prawie niemożliwe. Wystarczy ogólne stwierdzenie: setki wskaźników, kontrolek, przełączników.

A teraz przełóżmy to na język zakładu szewskiego i fabryki butów.

W jednoosobowej, małej firmie mamy po prostu książkę przychodów i rozchodów. Na upartego większość przedsiębiorców mogłaby prowadzić ja samodzielnie, gdyby nie skomplikowane przepisy podatkowe oraz wrodzona lub nabyta pod wpływem mody niechęć do „papierów”. Jakże często słyszy się słowa:

– Panie, ja nie znoszę tych papierów!… Zbieram je, o w tej teczce cały miesiąc, a potem zawożę do księgowego i mam spokój…

– A skąd pan wie ile pana kosztują materiały do produkcji albo pensje pracowników? – czyli: jak wygląda deska rozdzielcza w pańskiej awionetce?

– No jak to skąd? O, tu mam takiego eksela (mniej nowoczesny przedsiębiorca powie – tu mam taki zeszyt) i wszystko dokładnie sobie zapisuję; patrzę też na rachunek bankowy, żeby wiedzieć ile zarabiam. Czyli: tu mam obroty silnika, tu temperaturę i ciśnienie oleju, a jak chcę wiedzieć, jaką mam wysokość to patrzę przez okno.

Jeśli taki dialog usłyszymy w naszym ulubionym zakładzie szewskim, to wszystko w porządku: mało transakcji, mało dokumentów, mało pracowników, mało klientów. Wszystko pomieści się w „excelu”, zeszycie i głowie, a jak pieniędzy na rachunku przybywa, to znak, że interes kręci się jak należy. Pilot wszystkie istotne dane pamięta, bo jest ich nie dużo: ile wlał paliwa, czy silnik pracuje prawidłowo, jak omijać przeszkody.

Ale czy w taki sposób można zarządzać fabryką butów? – czyli pilotować boeinga?

Faktur coraz więcej (sprzedaż rośnie), a pieniędzy na rachunku mało. Czyli: daję coraz więcej gazu, a samolot nie wznosi się.

Ludzie chcą więcej zarabiać, a ja nie wiem jakie podwyżki mogę zrobić. Czyli: nie wiem na jakiej wysokości lecę.

Gdyby deska rozdzielcza w pasażerskim odrzutowcu wyglądałaby tak skąpo jak w awionetce, to dla każdego, nawet laika, byłoby oczywiste, że nie można pilotować go bezpiecznie mając tak mało informacji o maszynie, kilku silnikach, kilkunastu kołach, położeniu, wysokości, kierunku lotu, itd.

A przecież pasażerski odrzutowiec ma się do awionetki dokładnie tak samo jak fabryka butów do zakładu szewskiego.

W zakładzie szewskim wystarczyła książka przychodów i rozchodów, żeby wiedzieć jaka jest rentowność produktów, bo ten produkt był jeden: buty. Jak jeden silnik w awionetce. A fabryce butów produktów może być kilka, np. buty damskie, męskie, dziecięce, sportowe. Prosta księgowość nie pokaże ile zarabia się na każdym z tych rodzajów. Tak jak deska rozdzielcza awionetki nie pokaże parametrów pracy każdego z czterech silników pasażerskiego odrzutowca.

Takich analogii między dużym i małym biznesem a dużym i małym samolotem można by mnożyć. Ich istota sprowadza się do tego, że im większy biznes, tym więcej informacji trzeba mieć, żeby go prowadzić i rozwijać. Mamy więc odpowiedź na tytułowe pytanie: „po co?”. Po to, aby znać parametry pracy naszych „silników” biznesowych, wiedzieć, czy lecimy na bezpiecznej wysokości, wiedzieć, jaki zapas paliwa musimy mieć.

A jak to zrobić? Jak spowodować w praktyce, aby księgowość dawała nam te informacje? O tym w następnym artykule.