Misja komunikacyjna… Brzmi mądrze. A rzecz jest tak prosta, jak przydatna w dobrym i efektywnym działaniu każdego zespołu. Po prostu – w dobrym komunikowaniu się, które jest podstawą dobrej współpracy.

Zaczynając 3-dniową sesję, która miała kierowany przez mnie zespół wyposażyć właśnie w misję komunikacyjną, większość uczestników myślała zapewne standardowo: byle to przetrwać. Ale pierwsze, drobne ćwiczenie obudziło wszystkich, a jednocześnie każdy już wiedział, że misja komunikacyjna, to nie jest jakiś abstrakcyjny wymysł, tylko narzędzie do stosowania. Jakie to ćwiczenie? Otóż każdy z uczestników, na niewielkiej kartce miał dokończyć zdanie rozpoczęte przez prowadzącego: „Gdy mówię komuś, że zrobię to zaraz, to zrobię to…”. Po odczytaniu odpowiedzi okazało się, że rozpiętość jednostki czasu „zaraz” waha się od 5 minut do 2-3 dni! Nie trzeba było nikomu wyjaśniać, że grupa ludzi, która współpracuje ze sobą, musi pewne podstawowe pojęcia rozumieć tak samo, że musimy się umówić na wspólne reguły gry. Reguły te, to właśnie misja komunikacyjna. Składają się na nią wartości, które członkowie zespołu wspólnie akceptują, dobre praktyki, czyli kilka lub kilkanaście zasad i sposobów zachowań, które przyjmujemy, jako własne, co do których zawieramy umowę i ich przestrzeganiu oraz slogan, syntetycznie określający najbardziej pożądany sposób funkcjonowania w zespole. W toku ćwiczeń i treningów, których nie będę tutaj opisywał, a które nawet średnio doświadczony menadżer stosował wielokrotnie, zespół wypracował zbiór wartości i dobrych praktyk. Wśród wartości znalazły się m.in.: pozytywne nastawienie, szczerość intencji, precyzyjny przekaz, czy też otwartość na dialog i szukanie rozwiązań. Natomiast lista dobrych praktyk objęła 15 sposobów zachowania, które miały uczynić komunikację sprawną, efektywną i budującą dobre relacje. Przykłady takich praktyk to: „Wiem co i komu chcę powiedzieć, przygotowuję się do rozmowy”, „Szanuję czas rozmówcy”, czy „Dostosowuję język do sytuacji i odbiorcy”. Misję komunikacyjną sformułowano następująco: „Zawsze warto porozmawiać”. Jakże to uniwersalne i ponadczasowe zdanie…

Wszystkie powyższe zasady i zachowania zostały wypracowane przez zespół ponad 20 osób, w trakcie długich, szczerych, czasem bardzo emocjonujących dyskusji i negocjacji.

Warto zwrócić uwagę, że bardzo ważnym elementem przygotowującym do tej pracy, było zdiagnozowanie dla każdego z członków zespołu dominacji półkuli mózgu oraz stylu komunikacji. Pozwoliło to uniknąć wielu bezowocnych scysji i sporów. Osoba, która dowiedziała się, że ma dominującą lewą półkulę mózgu, a więc jest (mówiąc w uproszczeniu) umysłem ścisłym, stała się bardziej wyrozumiała dla swojego „prawopółkulowego” przyjaciela. Dlaczego? Bo zrozumiała, że przyjaciel, ze względu na budowę swojego mózgu nie jest w stanie udzielić na dowolnie proste pytanie odpowiedzi „tak” lub „nie”. On po prostu musi wcześniej opowiedzieć cały tok swojego dochodzenia do odpowiedzi, o tym z kim to konsultował, a także jakim wynikiem skończył się mecz piłkarski, który oglądał wczoraj.

Najbardziej zaskakujące były jednak sytuacje, jakie zaczęły się zdarzać po wypracowaniu misji komunikacyjnej w codziennej współpracy. Spotkanie inżynierów z produkcji i kontrolerów finansowych. Kontroler przedstawia sposób wyliczania kosztów jednostkowych, używając oczywiście zawodowego żargonu. I słyszy od jednego z inżynierów: „Nie dostosowałeś, mój drogi, języka do sytuacji i odbiorcy”. Konsternacja. Ale przecież ma rację.

Największą satysfakcję sprawiło mi, gdy u kilku członków zespołu zauważyłem na biurku wydrukowane wartości i dobre praktyki. Leżały pod ręką, wyraźnie z intencją korzystania z nich na co dzień. Jak ważne są zagadnienia, które powyżej opisałem, dowodzi prosta metafora: jeśli gramy w piłkę nożną, to musimy umówić się, gdzie jest aut, gdzie bramka i że nie wolno dotykać piłki ręką. Nie może część zespołu grać w piłkę nożną, a inna część w piłkę ręczną. A na pewno wszyscy muszą grać do jednej bramki. Dlatego „Zawsze warto porozmawiać”.